Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan menurut berdasarkan pemakaiannya sanggup dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Ø Surat pribadi
Surat langsung yaitu surat yang dipakai untuk kepentingan pribadi. Surat sanggup berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat langsung yaitu:
1. Tidak memakai kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan epilog bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai harapan penulis
5. Format surat bebas
Ø Surat Resmi
Surat resmi yaitu surat yang dipakai untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; contohnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan epilog yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari forum resmi
6. Ada hukum format baku
Bagian-bagian surat resmi:
a) Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan karakter kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi karakter besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
b) Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
c) Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
d) Hal, berupa garis besar isi surat
e) Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
f) Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
g) Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
h) Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan karakter kecil, terkecuali penulisan menurut ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
i) Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
j) Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan perihal adanya suatu kegiatan
Ø Surat Niaga
Surat niaga dipakai bagi tubuh yang menyelenggarakan acara perjuangan niaga ibarat industri dan perjuangan jasa. Surat ini sangat berkhasiat dalam membangun korelasi dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan sanggup dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu tumpuan dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Ø Surat Dinas
Surat dinas dipakai untuk kepentingan pekerjaan formal ibarat instansi dinas dan kiprah kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan manajemen dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan anutan kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau forum yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan epilog yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Ø Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan yaitu surat yang dibentuk dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh alasannya itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat mempunyai bagian-bagian ibarat berikut ini.:
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bab pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang
Surat Elektronik
A. Pengertian Surat
Surat dalam arti luas yaitu informasi tertulis yang sanggup dipakai sebagai alat komunikasi tertulis yang dibentuk dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat.
dalam arti sempit yaitu alat untuk memberikan isu secara tertulis.
1. Hal-hal yang disampaikan melalui surat sanggup berupa permintaan, pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan,dsb.
2. Bagian-bagian Surat
a. Kepala Surat : bagian surat yang menunjukan ciri khas suatu badan usaha,perusahaan,atau kantor. Kepala surat (kop surat) terletak di bab paling atas surat.
b. Tanggal surat : dimana penulisannya memakai karakter untuk bulan, sedangkan untuk tanggal dan tahun memakai angka arab dan dihentikan disingkat.
c. Nomor surat : digunakan untuk surat-surat yang sifatnya resmi dan dinas.
d. Lampiran : sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan dengan surat dan diikutsertakan dalam pengiriman.
e. Perihal/hal surat : bagian surat yang dipakai sebagai petunjuk mengenai persoalan pokok surat.
f. Alamat : meliputi alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.
g. Salam pembuka : bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam surat.
h. Isi surat : pembicaraan inti dalam surat
i. Salam epilog : bab surat yang mengambarkan bahwa surat telah berakhir.
j. Nama perusahaan/jabatan : dimana nama perusahaan dipakai untuk surat niaga,sedangkan nama jabatan dipakai untuk surat dinas.
k. Tanda tangan : dipakai untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
l. Nama terang : nama terperinci orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang menandatangani surat.
m. Nama jabatan/NIP : dipakai dalam surat niaga,sedangkan nip dipakai dalam surat dinas pemerintah.
n. Tembusan : surat yang dibentuk dengan tindasan karbon yang sanggup dikirim kepada orang-orang yang ada korelasi dengan surat tersebut.
o. Inisial : singkatan nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.
3. Macam-macam surat
ü Berdasarkan sifatnya
a. Surat pribadi : adalah surat yang ditulis oleh seseorang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
b. Surat dinas : surat yang dibentuk oleh instansi pemerintah/swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.
c. Surat sosial : surat yang berisi kepentingan sosial dan dibentuk oleh lembaga-lembaga sosial.
d. Surat bisnis/niaga : surat yang dibentuk oleh suatu tubuh usaha/perusahaan yang berisi masalah perdagangan/bisnis/jual beli.
ü Berdasarkan wujud surat
a. Surat bersampul : surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan memakai sampul surat.
b. Surat memorandum :
- Memo : catatan singkat yang dibentuk oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasanya bersifat formal.
- Nota : catatan singkat yang dibentuk oleh pejabat atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal.
c. Telegram : surat yang berisi pesan yang relatif singkat yang dikirim memakai bantuan pesawat telegram.
d. Kartu pos : surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm
e. Warkat pos : surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
ü Berdasarkan keamanan isinya
a. Surat biasa : surat yang tidak menjadikan akhir tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.
b. Surat diam-diam : surat yang isinya dihentikan diketahui orang lain. cara pengirimannya menggunakan 2 sampul. sampul pertama diberi kode R. sampul kedua ditulis alamat yang dituju.
c. Surat sangat diam-diam : surat yang isinya dihentikan diketahui orang lain. biasanya berkaitan dengan keamanan suatu negara. cara pengirimannya memakai 3 sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR, sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.
d. Surat konfidensial : surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan.
ü Berdasarkan banyaknya target yang akan dicapai.
a. Surat biasa : surat yang dikirimkan kepada 1 orang,organisasi,atau alamat yang tertulis dalam sampul.
b. Surat edaran : surat yang ditujukan kepada banyak orang /masyarakat umum.
c. Surat pengumuman : surat yang ditujukan kepada beberapa orang,instansi,atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.
ü Berdasarkan proses penyelesaiannya.
a. Surat sangat segera : surat yang pesannya harus sanggup disampaikan kepada akseptor surat secepat mungkin.
b. Surat segera : surat yang tidak harus dikerjakan /ditanggapi dengan cepat ibarat pada surat sangat segera.
c. Surat biasa : surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/penyelesaian yang secepatnya,tetapi perlu diselesaikan menurut urutan kedatangannya.